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大型展览换展期保洁服务

发布时间:2019-09-23 15:20
作者:格瑞戴西

随着我国展览业如火如荼的发展,分期举办的大型展览有增多之势。大型分期举办的展览具有两大特征:一是展览规模大,参展商和观众数量较多;二是前后展期撤展和筹展交叉进行,现场协调和流程管理的难度较大。虽然,我国目前分期举办的大型展览并不多,但是这种展览在换展期间的保洁服务需求强度大,几乎接近保洁服务能力的极限状态,是展览保洁服务的一大挑战,对大型展览的保洁服务组织有很好的参考价值。同时,对展览排期紧凑的展馆也有借鉴意义。



(一)展览分期举办对保洁服务带来的挑战和难题

2009年,广交会进行展览时间改革,继续维持三期举办,将撤换展时间由原来的四天缩短为三天,成为史上最短换展期的大型分期综合性贸易展览。保洁服务作为前后展期筹、撤展工作承前启后的重要环节,面临着极大的挑战,主要的难题来自以下4个方面:

(1)广交会平均每期展览约有1万家参展商,这意味着在三天的撤换展期间有至少2万家参展商交叉进行筹撤展作业。

(2)广交会每期展览的特装比例均超过50%,且部分展厅特装比例高达90%以上,特装废弃板材量非常大。

(3)广交会展馆的垃圾场根据正常状态下的保洁服务需求量设置,无法完全满足广交会特装废弃板材堆积需求。

(4)广交会展馆的户外展场已设置为广交会室外展区,不能作为保洁作业周转场使用。

此外,广交会撤换展还面临交通、展品搬运等服务挑战,这些因素也对保洁服务有非常大的影响。


(二)保洁服务采取的主要措施

解决以上难题要把握以下几个关键点:一是维持现场秩序,降低交叉作业的不良影响;二是区分重点难点,集中力量攻克关键环节;三是进行需求预测,另觅途径补充硬件不足;四是做好充分的应急准备,对意外状况进行及时补救。因此,可以采取以下有效措施。


(1)严格控制现场作业流程。分三个步骤:一是清晰界定换展期的撤展时段和筹展时段,如将展览最后一天18时至换展期第一天上午12时划定为前一期展览的撤展期,在此期间,下一期的筹展准备不允许在展厅内开展,为撤展腾出足够空间;二是细化作业步骤,将撤展时段细分为约15个环节,要求每个环节严格按时间节点完成,主要包括腾出展厅车辆周旋区域、展品运离后允许撤展工具及车辆进展厅、要求特装展位全部拆除、统一清理无人负责的特装展位、完成展厅垃圾清运和地面精细清洁等内容;三是派员对每个展厅每个节点的工作情况进行汇报,发现问题及时进行处理。


(2)按工作环节划分保洁服务工作重点。由于广交会展馆具有承办方和展馆方双重角色,因此不管是特装废弃板材清运还是展馆基础保洁都需一并统筹考虑。广交会要求各特装单位将废弃板材自行清走,但仍需承担缴费享受垃圾统一清运服务的特装展位以及违规展位的垃圾清运服务工作。废弃特装板材统一清运服务与展馆基础保洁不同,不但需要大量的人力物力投入,还需在短时间内充分盘活有限资源,如垃圾堆积场必须设置在展馆附近以便垃圾清运车快速运转,人员必须优先投入到展厅交通主要道上进行展位拆卸工作,车辆应及时前往废弃板材垃圾满负的展厅进行清运等。由于垃圾清运环节在基础保洁环节之前,且该项工作艰巨复杂,因此目前广交会将保洁分为两大部分进行管理。


(3)加强数据积累,准确掌握人力及物力投入标准。为使投入资源达到最优状态,广交会主要通过三方面的数据对投入需求进行预测:一是统一清运的特装展位及历届违规展位数量。这个数据是垃圾清运服务的最重要基础依据,可预测当届展览可能产生的废弃特装板材垃圾数量。二是垃圾周转场面积及其与展馆之间的距离。为方便清运货车快速运转,临时垃圾周转场一般选择在展馆10千米范围内,依此距离清运货车在展馆及垃圾周转场之间往返的频次约为3〜6次。一般情况下,每1万平方米的展览面积所产生的特装废弃板材数量需使用5000~7000平方米的垃圾周转场。三是投人人员及货车数量。100吨废弃特装板材需投入清运力量约100人,清运货车15〜20辆。


(4)做好应急预案,确保万无一失。展览撤换展期间可能会出现两种极端情况:一种是不可抗力因素,如恶劣天气、交通堵塞、安全事故等;另一种是参展商或服务单位因素,如参展商人员配备不足致使展品包装慢、特装展位清运板材速度慢、服务单位现场组织不力,人员车辆投入不足或效率低等。这些原因都可能导致保洁服务工作严重滞后,而该环节的滞后将对下一期展览的开幕有很大影响,因此,做好应急预案对于换展时间紧迫的展览来说非常必要。广交会在第一、二期撤换期间,均针对垃圾清运环节提前进行了应急部署,比如提前规划应急场地及路线,要求服务单位配备应急队伍和车辆等。

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